Elf lessen uit de praktijk
De Stedenestafette van vorig jaar heeft een aantal flink aantal ervaringen en wijsheden opgeleverd waar we met zijn allen zinvolle lessen uit kunnen trekken. Een flink aantal inzichten kwam structureel terug in veel van de opstart, implementatie en opschalingsverhalen uit de verschillende regios. Een groot deel van de content op deze website bestaat uit die ervaringen en lessen. In 2015 heeft het NIctiz/Trendition een onderzoek laten uitvoeren onder een klein aantal implementaties van beeldschermzorg. Het onderzoek pretendeerde geenszins representatief te zijn maar levert niettemin waardevolle informatie op. Opvallend is dat veel van de gesignaleerde aandachtspunten uit het onderzoek ook uit de Stedenestafette naar voren komen. Het Nictiz onderzoek gaat dan wel specifiek over beeldschermzorg maar de overlap met punten uit de estafette duiden op een bredere toepasbaarheid. Onderstaand stappenplan is een praktische samenvoeging van de lessen en aandachtspunten uit zowel de estafette als het Nictiz/Trendition rapport “Een deur naar de rest van de wereld“.
Voor gemeenten?!
De belangrijkste keuze voor de gemeente bij de start van een implementatie of opschalingstraject is die van de eigen rol. Welke positie, rol vervult de gemeente in het implementatie proces. Is zij faciliterend, coördinerend, alleen verbinder of is zij zorginkoper? Afhankelijk van die keuze zijn de onderstaande punten van meer of minder direct belang. Hoe de betrokkenheid ook is; kennis van het onderstaande kan het proces alleen ten goede komen.
Begin vooral gewoon. In allerlei zorgomgevingen functioneren al veel toepassingen te voller tevredenheid van zowel de patiënt als de zorgverlener.
Begin met een kleine groep cliënten en zorgverleners met de inzet van toepassing. Dit maakt het evalueren en het on the fly aanpassen van je toepassingen, processen en andere relevante elementen hanteerbaar. Hierdoor hoeft niet alles tot in de puntjes vooraf geregeld te zijn.
Selecteer je deelnemersgroep zorgvuldig. Overwegingen met betrekking tot de gezondheid en de mondigheid van de doelgroep kunnen van belang zijn. Komt de gezondheid door eventueel disfunctioneren van pilot niet in gevaar? Krijg je voldoende feedback voor tijdige bijsturing en verbeteringen.
Laat je geselecteerde groep mede de prioriteiten bepalen. Elke doelgroep is anders houd rekening met hun specifieke behoeften. Denk aan (digi) vaardigheden, privacy en veiligheid van de deelnemersgroep. Voor bijvoorbeeld GGZ patiënten is privacy heel belangrijk voor VGZ patiënten kan een vergroot risico op diefstal van de eventueel geleverde hardware een issue zijn.
Creeer een continue feedback systeeem, zowel tijdens de implementatie als tijdens de opschaling. Sluit de toepassing nog aan bij de wensen van de zorgverleners en de cliënten? Zeker bij implementatie buiten de oorspronkelijke zorgvuldig geselecteerde groep cliënten of zorgverleners kan bijsturing noodzakelijk zijn.
Genereer informatie over het effect en de inzet van de toepassing. Hierdoor ontstaat inzicht op zaken als kosten, kwaliteit, tijdswinst, zelfredzaamheid van cliënten, kennis over doelgroepen, etc. Niet alleen “harde” cijfers zijn in dit kader zinvol, ook persoonlijke ervaringen van verzorgend personeel en cliënten kunnen actief gedeeld worden.
Deel deze informatie op enthousiaste wijze, met name de voordelen en de toegevoegde waarde, dit vergroot het draagvlak en de drive tot participatie. Ga ook actief het gesprek aan over mindere ervaringen. Kritische medewerkers kunnen geweldige ambassadeurs worden.
Laat ontwikkeling van toepassingen niet te snel stuk lopen op angst voor privacy maar ga het gesprek hierover aan. Privacy is een belangrijk onderwerp waarin iedereen zijn of haar eigen voorkeur heeft. Welke informatie wil ik wel of niet delen en met wie? Laat inwoners zelf kiezen hoeveel informatie zij willen delen en ga daarbij het gesprek aan of dit wel verstandig is voor bepaalde doelgroepen, bv. bij psychiatrische patiënten. Ga het gesprek aan wat privacy betekent aan de hand van concrete voorbeelden en organiseer het er vervolgens naar. Welke gevolgen heeft de ene vorm van delen van informatie ten opzichte van de andere vorm voor inwoners? Laat inwoners deze opties zien en vraag in hoeverre zij deze gevolgen acceptabel vinden.
De gemeente maakt op twee verschillende manieren regulier onderdeel uit van de zorgketen in brede zin. Ten eerste al jaren als collectiviteit verzekeringsbetaler voor heel veel inwoners van de gemeente, de inwoners in de bijstand. Ten tweede als zorginkoper van zorg in het kader van de WMO. Om te zorgen dat Ehealth toepassingen regulier onderdeel van het zorgaanbod worden kunnen beide rollen worden ingezet. EHealth als reguliere zorg is voor de beleving van zowel de cliënten als de medewerkers belangrijk, het krijgt dan een permanent en gewoon karakter. Dit bevorderd de adaptie.
Wat betreft de rol als inkoper, neem Ehealth op in je inkoopvoorwaarden. Dit kan door bijvoorbeeld specifieke (ehealth) dienstverlening als standaard vereiste op te nemen of door een termijn te hangen aan de implementatie daarvan. Ook kun je eisen stellen over een specifiek percentage cliënten of zorgverleners dat toegang moet hebben tot bepaalde functionaliteit. Het miniterie van VWS en de minister doen dit ook op die manier in hun 3 eHealth ambities.
Variaties op mogelijke eisen in het zorgcontract zijn:
- Toegankelijkheid voor een x percentage van een specifiek soort client tot het eigen electronisch dossier
- De mogelijkheid voor een x percentage van een specifiek soort client om via bijvoorbeeld een beeldbel toepassing met de eigen zorgverlener te kunnen communiceren
- innoveren op een specifieke vlak binnen een bepaalde periode (bijvoorbeeld 5 jaar);
- standaardisatie en interoperabiliteit van een toepassing;
- uitgangspunten techniek ten aanzien van concrete toepasbaarheid: betaalbaarheid (kosten-effectiviteit), effect/ kwaliteit, schaalbaar en koppelbaarheid;
Wat betreft de rol als collectiviteit. Elk jaar opnieuw kunnen gemeenten kiezen om van verzekeraar te wisselen voor hun inwoners in de bijstand. Elk jaar opnieuw kunnen zij onderhandelen over de prijs van de verzekering en het dekkingspakket. Afhankelijk van de gemeente kan dit gaan om heel veel verzekerden. Een grote stad als Amsterdam of Rotterdam hebben enkele 10 duizenden verzekerden. Als we kijken naar de jaarpremie per inwoner is dit in totaal een enorm bedrag. Net als de onderhandeling over de premie per inwoner of over het aanvullende (extra) pakket kunnen ook andere zaken meegenomen worden in de onderhandeling. Gemeenten kunnen van de verzekeraar eisen dat zij bepaalde ehealth (zorg) toepassingen in hun vergoedingen opnemen of dat zij actief in hun contracten met zorgverleners ehealth opnemen.
Zorg voor draagvlak op alle niveaus, zowel strategisch, tactisch als operationeel. Betrek alle lagen bij het volledige traject en zorg dat informatie tijdens de implementatie gemakkelijk alle lagen van de organisatie bereikt. Het dedicated inrichten van een rol hiervoor kan behulpzaam bij een integrale aanpak.
Breng actief familie en mantelzorgers op de hoogte van wat zij wel en niet moeten doen. Enthousiaste mensen rondom de patiënt zijn belangrijk voor een succesvolle implementatie maar kunnen ook disruptief zijn door foutief gebruik bij gebrek aan instructie.
Onderneem bewust stappen om weerstand bij medewerkers weg te nemen. Dit kan bijvoorbeeld door het delen van de ondervonden voordelen van toepassing maar ook door het koppelen van kritische medewerkers aan enthousiaste ambassadeurs.
Borg dat cliënten te allen tijde vragen kunnen stellen en feedback kunnen geven.
Kijk goed rond welke andere partijen relevant kunnen zijn voor het slagen van de implementatie. Denk hierbij aan Woningbouw corporaties, Zorgverzekeraars, etc.
Over de samenwerking van een gemeente en een zorgverzekeraar is overigens een leuk boekje geschreven door ZonMW.
Zorgvuldig selecteren van de toepassing en de leverancier. Bekijk wat er al bestaat aan toepassingen. Er bestaat al zoveel dat het meer voor de hand ligt de juist toepassing te kiezen dan er zelf één te laten ontwikkelen. Binnen de eHealth stedenestafette worden tal voorbeelden gegeven: Uw Compaan, Focuscura, de inwonerscloud, PAZIO, etc.. Ook de site Zorginnovatie kan een inspiratiebron zijn, hier is een uitgebreide inventarisatie van eHealth toepassingen en de status en adaptie hiervan.
De keuze van de leverancier is net als die van de toepassingen een lange termijn keuze. Bedenk goed wat er (op termijn) nodig is. Denk hierbij aan doorontwikkeling, beheer, schaalvergroting en veiligheid. Vitavalley heeft hierover een mooie handleiding inkoopspecificaties geschreven.
Het storingsvrij kunnen gebruiken van de toepassing is noodzakelijk. Deelnemers zijn moeilijk te motiveren nadat zij zijn afgeknapt op bijvoorbeeld gebruikersvriendelijkheid of storingen. Er zijn voldoende applicaties die zich bijvoorbeeld richten op de minder digivaardige patiënt (Uwcompaan of Mobiléa). Het controleren op de aanwezigheid van breedband in uw regio kan hier.
In de afgelopen jaren zijn verschillende initiatieven opgestart door middel van een pilot budget. In de praktijk blijkt de overgang na afloop van de pilot naar regulier budget een moeizame. Het verdient de aanbeveling om implementaties direct te starten vanuit het reguliere budget.
De juiste vaardigheden zijn niet vanzelfsprekend, zeker niet aan de cliënt zijde binnen de langdurige zorg. Maar ook voor medewerker kan het gebruik van eHealth toepassingen een nieuwe tak van sport zijn, zeker als zij ook cliënten moeten instrueren.
Het is bij de implementatie van een eHealth tool essentieel om te zorgen voor constante begeleiding van betrokkenen, zowel cliënten als zorgverleners, maar vergeet ook vooral secretariële of klantenservice medewerkers niet. Betrek de verschillende soorten medewerkers via training, teamoverleg, bijeenkomsten, etc. Vroegtijdig beginnen met scholing voorkomt betrokkenen die “nog van niks” weten.
Laagdrempelige initiatieven voor het verspreiden van kennis over eHealth toepassingen in brede zin zijn er volop.