Uit de stedenestafette van het afgelopen jaar hebben we veel kunnen leren. Na elke bijeenkomst is geevalueerd welke zinvolle lessen er te trekken waren uit alle ervaringen die gedeeld werden. Een flink aantal lessen kwam structureel terug in veel van de opstart, implementatie en opschalingsverhalen uit de verschillende regios. Een groot deel van de content van deze hele site bestaat uit die ervaringen en lessen. In 2015 heeft het NIctiz/Trendition een onderzoek laten uitvoeren onder een klein aantal implementaties van beeldschermzorg. Het onderzoek pretendeerde geenszins representatief te zijn maar levert nietemin waardevolle informatie op. Opvallend is dat veel van de gesignaleerde aandachtspunten uit het onderzoek ook uit de stedenestafette naar voren komen. Het Nictiz onderzoek gaat dan wel specifiek over Beeldschermzorg maar de overlap met punten uit de estafette duiden op een bredere toepasbaarheid. Onderstaand is een praktische samenvoeging van de lessen en aandachtspunten uit zowel de estafette als het Nictiz/Trendition rapport “Een deur naar de rest van de wereld“.
- Bekijk wat er al is
- Begin Klein
- Begin met een zorgvuldig bepaalde groep cliënten
- Stel je geselecteerde groep centraal
- Blijf de toepassing evalueren
- Zorg voor draagvlak in alle lagen van de organisatie
- Bespreek de privacy consequenties openlijk
- Genereer informatie over het effect van de implementatie
- Zorg voor constante begeleiding van betrokkenen
- Maak op enthousiaste manier de meerwaarde van de toepassing duidelijk
- Houd rekening met je doelgroep
- Bied de toepassing aan als reguliere zorg
- Neem het op in de inkoopvoorwaarden naar leveranciers (van zorg) en verzekeraars
- Neem weerstand door kennistekort weg bij de zorgverlener
- Kies zorgvuldig een leverancier uit
- Zorg voor een goede internetverbinding en goed werkende en gebruiksvriendelijke hardware
- Betrek familie bij de implementatie
- Betrek ook andere relevante partijen
- Waarborg de bekostiging van de toepassing vanuit je reguliere budget
- Bekijk wat er al bestaat aan toepassingen. Er bestaat al zoveel dat het meer voor de hand ligt de juist toepassing te kiezen dan er zelf één te laten ontwikkelen. Binnen de eHealth stedenestafette worden tal voorbeelden gegeven: Uw Compaan, de inwonerscloud en PAZIO.
- Begin met een kleine groep cliënten en zorgverleners met de inzet van toepassing. Dit maakt het evalueren en het on the fly aanpassen van je toepassingen, processen en andere relevante elementen hanteerbaar
- Selecteer je deelnemersgroep zorgvuldig. Gezondheid, komt deze door disfunctioneren van pilot niet in gevaar? Mondigheid, krijg je voldoende feedback voor tijdige bijsturing en verbeteringen.
- Laat je geselecteerde groep mede de prioriteiten bepalen
- Blijf evalueren, zowel tijdens als na de implementatie. Sluit de toepassing nog aan bij de wensen van de zorgverleners en de cliënten?
- Zorg voor draagvlak op alle niveaus, zowel strategisch, tactisch als operationeel. Betrek alle lagen bij het volledige traject en begin vroegtijdig met scholing
- Laat ontwikkeling van toepassingen niet te snel stuk lopen op angst voor privacy maar ga het gesprek hierover aan. Privacy is een belangrijk onderwerp waarin iedereen zijn of haar eigen voorkeur heeft. Welke informatie wil ik wel of niet delen en met wie? Laat inwoners zelf kiezen hoeveel informatie zij willen delen en ga daarbij het gesprek aan of dit wel verstandig is voor bepaalde doelgroepen, bv. bij psychiatrische patiënten. Ga het gesprek aan wat privacy betekent aan de hand van concrete voorbeelden en organiseer het er vervolgens naar. Welke gevolgen heeft de ene vorm van delen van informatie ten opzichte van de andere vorm voor inwoners? Laat inwoners deze opties zien en vraag in hoeverre zij deze gevolgen acceptabel vinden.
- Genereer informatie over het effect en de inzet van de toepassing en deel dit actief. Hierdoor ontstaat inzicht op zaken als kosten, kwaliteit, tijdswinst, zelfredzaamheid van cliënten, kennis over doelgroepen, etc.
- De zorg voor constante begeleiding van betrokkenen gaat over twee zaken. De cliënten en de zorgverleners. Betrek zorgverleners via training, teamoverleg, etc. De cliënten moeten te allen tijde vragen kunnen stellen en feedback geven.
- Deel de informatie uit punt 6 op enthousiaste wijze, met name de voordelen en de toegevoegde waarde, dit vergroot het draagvlak en de drive tot participatie
- Elke doelgroep is anders houd rekening met specifieke behoeften. Bijvoorbeeld tav privacy en veiligheid voor bijvoorbeeld GGZ patiënten of risico van diefstal van de tablet bij VGZ patiënten.
- Maak de beeldschermzorg onderdeel van je reguliere zorgaanbod, niet als optie, dit bevorderd de adaptie.
- Neem Ehealth op in je inkoopvoorwaarden. Dit kan door bijvoorbeeld specifieke (ehealth) dienstverlening als standaard vereiste op te nemen of door een termijn te hangen aan de implementatie daarvan. Ook kan je een deel van je budget reserveren voor innovatie.
- Onderneem bewust stappen om weerstand bij zorgverleners weg te nemen. Dmv. Bijvoorbeeld het delen van ondervonden voordelen van implementatie tijdens scholing.
- Zorgvuldig selecteren van de leverancier. Expliciet vastleggen van de wensen en verwachtingen mbt het product, de implementatie en de ondersteuning.
- Het storingsvrij kunnen gebruiken van de toepassing is noodzakelijk. Deelnemers zijn moeilijk te motiveren nadat zij zijn afgeknapt op bijvoorbeeld gebruikersvriendelijkheid of storingen
- Breng actief familie en mantelzorgers op de hoogte van wat zij wel en niet moeten doen. Enthousiaste mensen rondom de patiënt zijn belangrijk voor een succesvolle implementatie maar kunnen ook disruptief zijn door foutief gebruik bij gebrek aan instructie.
- Kijk goed rond welke andere partijen relevant kunnen zijn voor het slagen van de implementatie. Denk hierbij aan Woningbouw coorporaties, Zorgverzekeraars, etc.
- Mn een pilot budget is een gevaar voor de continuïteit van de implementatie. Het reguliere budget is de veiligste oplossing.